Política de Tratamiento de Datos PersonalesEn cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Decreto 1377 de 2013, ponemos a su disposición las Políticas de Tratamiento de Información que han sido adoptadas por JAO MARKETING S.A.S. con NIT 900.409.619-0, en adelante JAO, una compañía que se dedica a la dirección y realización de grandes eventos y acciones de marketing para el sector público y privado. OBJETO ALCANCE Todos los empleados de nuestra compañía están cubiertos bajo esta política. Asimismo, nuestros aliados comerciales, proveedores y contratistas cuando, en desarrollo de su labor, tengan acceso a datos personales administrados por JAO. DEPENDENCIA DEL RESPONSABLE GLOSARIO
PRINCIPIOS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 5.1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen; 5.2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; 5.3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; 5.4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; 5.5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; 5.6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley; 5.7.Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 5.8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma; 5.9. Necesidad y proporcionalidad: Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, informadas al Titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados; 5.10. Temporalidad o caducidad: El período de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.
6.1. Finalidades previstas para nuestros clientes y aliados: Desarrollar las actividades propias de los servicios de JAO las cuales están referidas principalmente a la dirección, planeación, organización y ejecución de eventos para el sector público y privado, ferias, desfiles, carreras deportivas así como la prestación del servicio de publicidad para las compañías que nos contratan. Los datos se usan también para formalizar el relacionamiento comercial y desarrollar el contrato de prestación de servicios durante todas las etapas del mismo, en consecuencia, se guardan los datos de contacto de las personas de contacto que representan y/o trabajan con el cliente y/o aliado. En la prestación de estos servicios participan los empleados y proveedores idóneos contratados por la compañía dependiendo de las necesidades específicas de cada cliente y/o aliado. 6.2. Finalidades previstas para nuestros usuarios: Desarrollar las actividades propias de los servicios de JAO las cuales están referidas principalmente a la planeación, organización y ejecución de eventos para el sector público y privado, ferias, desfiles, carreras deportivas así como la prestación del servicio de publicidad para nuestros clientes y/o aliados. Conservamos los datos de contacto para proporcionarle información relativa al evento, para la difusión de eventos organizados por JAO o sus clientes/aliados para el envío de información, publicidad y promociones de JAO o sus clientes/aliados vía correo electrónico, SMS, teléfono o celular y en general, se utilizan los datos marketing, branding y publicidad. Eventualmente se usan los datos para realizar encuestas y/o estudios de investigación que permitan evaluar el proceso de atención y la satisfacción del servicio prestado por JAO. En la prestación de éstos servicios participan los empleados y proveedores idóneos contratados por la compañía dependiendo de las necesidades específicas de cada evento. 6.3. Finalidades previstas para los datos obtenidos de candidatos, empleados y ex empleados. Los datos recogidos de los empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos y cumplir con las obligaciones legales en la materia así como para brindar beneficios extralegales o coordinar actividades de bienestar previstos en razón de su vínculo con el empleador. Los datos de los exempleados se conservan por un término que respete lo establecido en la ley, con el fin de procurar el suministro de información a autoridades y entidades del sistema de seguridad social. 6.4. Finalidades previstas para el caso de proveedores personas naturales de la Compañía. Adicionalmente, pueden ser utilizados para hacerles partícipes de actividades, campañas que puedan resultar de su interés, para la realización de capacitaciones y comunicarles de protocolos de servicio de la compañía. a) Dirigirse a JAO, a través de los canales establecidos por ésta, los cuales se indican en el Aviso de Privacidad, que se adjunta como anexo del presente Manual, con el fin de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a JAO salvo cuando, de acuerdo con la Ley, el Tratamiento que se está realizando no lo requiera. c) Ser informado por JAO, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos por ésta, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la Ley General de Protección de Datos y sus decretos reglamentarios. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que no exista un deber contractual o legal que lo impida. f) Acceder en forma gratuita, a través de los canales dispuestos por JAO, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. g) Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes. Estos derechos podrán ser ejercidos por: · El Titular de los datos personales. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca. Los medios para obtener la autorización serán físicos, electrónicos, verbales y a través de conducta inequívocas. La autorización del Titular no es necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Para el Tratamiento de los datos de los menores corresponde a los representantes legales otorgar la autorización, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado. Así mismo, y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, éste derecho comprende otras facultades como las de autorizar el Tratamiento, incluir nuevos datos o excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo. Este derecho fundamental es desarrollado por la Ley 1581 de 2012, Ley General de Protección de Datos Personales, y a continuación se señalan los procedimientos para ejercerlo. A continuación se explican en detalle los procedimientos de conformidad con lo señalado en la Ley 1581 de 2012. 12.1. CONSULTAS La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable o Encargado del Tratamiento para la atención de peticiones, consultas o reclamos en hábeas data o en su defecto por cualquier canal de contacto habilitado por éste. Una vez que JAO o su Encargado reciba la solicitud de información procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado, si encontraré alguna diferencia entre éstos dos datos lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare. Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular encuentra que hay conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles. Cuando no fuere posible atender la consulta en dicho término, informará al Titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término. 12.2. RECLAMOS. El reclamo se formulará por el medio habilitado por el Responsable o Encargado del Tratamiento para la atención de peticiones, consultas o reclamos en hábeas data o en su defecto por cualquier canal de contacto habilitado por éste. El reclamo se formulará ante JAO o su Encargado acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. JAO utilizará un correo electrónico único para estos efectos de tal manera que se pueda identificar en qué momento se da traslado y la respuesta o confirmación de recibido correspondiente. Si JAO no conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al Titular con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio. Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, esto debe ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábiles. El término máximo para responder el reclamo es de quince (15) días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 12.3. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: La protección de los datos personales es una actividad que se realiza con absoluta responsabilidad, para lo cual se han adoptado medidas administrativas, físicas y tecnológicas tendientes a garantizar y velar por su integridad, confidencialidad y disponibilidad. En cuanto a la confidencialidad, JAO se compromete a suscribir convenios de transmisión cuando realice encargos que impliquen tratamiento de datos personales así como a suscribir cláusulas de confidencialidad y adecuado Tratamiento de datos personales con proveedores o empleados, cuando con ocasión de sus funciones tengan que conocer datos personales administrados por la compañía. TIEMPOS DE CONSERVACIÓN CAMBIOS EN LAS POLÍTICAS O EN EL AVISO DE PRIVACIDAD JAO se reserva el derecho de realizar modificaciones o actualizaciones en cualquier momento a la presente Política así como también al Aviso de Privacidad, para la atención de novedades legislativas o para actualizar su política cuando la actividad comercial de JAO implique nuevos Tratamientos de la información personal. Adoptado en Enero del 2010 ANEXO I JAO MARKETING S.A.S. 4.1. Finalidades previstas para nuestros clientes y aliados: Desarrollar las actividades propias de los servicios de JAO las cuales están referidas principalmente a la dirección, planeación, organización y ejecución de eventos para el sector público y privado, ferias, desfiles, carreras deportivas así como la prestación del servicio de publicidad para las compañías que nos contratan. Los datos se usan también para formalizar el relacionamiento comercial y desarrollar el contrato de prestación de servicios durante todas las etapas del mismo, en consecuencia, se guardan los datos de contacto de las personas de contacto que representan y/o trabajan con el cliente y/o aliado. En la prestación de estos servicios participan los empleados y proveedores idóneos contratados por la compañía dependiendo de las necesidades específicas de cada cliente y/o aliado. 4.2. Finalidades previstas para nuestros usuarios: Desarrollar las actividades propias de los servicios de JAO las cuales están referidas principalmente a la planeación, organización y ejecución de eventos para el sector público y privado, ferias, desfiles, carreras deportivas así como la prestación del servicio de publicidad para nuestros clientes/aliados. En consecuencia usualmente se realizan las siguientes actividades: registro de las personas que asisten al evento, identificación de las mismas, entrega de kits, asistencia general en el transcurso del evento, asistencia médica en caso de ser requerida, entrega de premios y/o reconocimientos, toma de imágenes y videos así como la publicación de los mismos en redes sociales de JAO y/o de nuestros clientes (como Facebook, Instagram, Twitter, Página Web), registro fotográfico para piezas digitales o impresas, en general, se recolecta información antes y durante el evento para la adecuada realización, recordación y divulgación del mismo así como para el envío de información publicitaria que pueda ser de interés del Titular. Conservamos los datos de contacto para proporcionarle información relativa al evento, para la difusión de eventos organizados por JAO o sus clientes/aliados para el envío de información, publicidad y promociones de JAO o sus clientes/aliados vía correo electrónico, SMS, teléfono o celular y en general, se utilizan los datos marketing, branding y publicidad. Eventualmente se usan los datos para realizar encuestas y/o estudios de investigación que permitan evaluar el proceso de atención y la satisfacción del servicio prestado por JAO. En la prestación de estos servicios participan los empleados y proveedores idóneos contratados por la compañía dependiendo de las necesidades específicas de cada evento. 4.3. Finalidades previstas para los datos obtenidos de candidatos, empleados y ex empleados. Los datos de los exempleados se conservan por un término que respete lo establecido en la ley, con el fin de procurar el suministro de información a autoridades y entidades del sistema de seguridad social. 4.4. Finalidades previstas para el caso de proveedores personas naturales de la Compañía. En el caso de ser contratados, sus datos se utilizan para el desarrollo del contrato de prestación de servicios suscrito, para efectuar auditorias de servicio así como para hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de éstos. Adicionalmente, pueden ser utilizados para hacerles partícipes de actividades, campañas que puedan resultar de su interés, para la realización de capacitaciones y comunicarles de protocolos de servicio de la compañía. 7. Cambios en las políticas o en el Aviso de Privacidad JAO se reserva el derecho de realizar modificaciones o actualizaciones en cualquier momento a la presente Política de Tratamiento de Datos Personales así como al Aviso de Privacidad, para la atención de novedades legislativas o con el propósito de actualizarlas cuando la actividad comercial de JAO implique nuevos Tratamientos de la información personal. Adoptado en Enero del 2010 |